Digitalisierung im Kita-Bereich – Neues Dokumentenmanagementsystem – Buchhaltung profitiert von einer gesteigerten Effizienz

Erfolgreiche Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems

Mesche­de: Die koope­rie­ren­den Kita gem. GmbHs Hell­weg, Hoch­sauer­land-Wal­deck und Sie­ger­landSüd­sauer­land haben ein neu­es Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem ein­ge­führt. Die­ses Sys­tem hat ermög­licht, den gesam­ten Rech­nungs­lauf auch in allen 65 Kitas der Kita gem. GmbH Hoch­sauer­land-Wal­deck zu digi­ta­li­sie­ren – ein Pro­jekt, das seit August 2021 erfolg­reich rea­li­siert wurde.

Kirs­ten Jan­ning, Fach­be­reichs­lei­tung Finan­zen, zeigte sich erfreut über die erfolg­rei­che Umset­zung des Pro­jekts. Der neue Pro­zess sehe vor, dass die Rech­nun­gen direkt in der Kita gescannt wer­den. Anschlie­ßend wer­den sie für das lau­fen­de Kita-Jahr auf­be­wahrt und danach ver­nich­tet. Die­se Ände­run­gen brin­gen vie­le posi­ti­ve Effek­te mit sich: Die Buch­hal­tung pro­fi­tiert von einer gestei­ger­ten Effi­zi­enz, wäh­rend gleich­zei­tig Por­to­kos­ten ein­ge­spart wer­den kön­nen. Zudem wer­den die KITA-Lei­tun­gen vor Ort ent­las­tet“, führ­te Kirs­ten Jan­ning wäh­rend der Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung der Kita gem. GmbH Hoch­sauer­land-Wal­deck im Mesche­der Kreis­haus aus

Das renom­mier­te Wirt­schafts­prü­fungs­un­ter­neh­men KPMG hat den neu­en Pro­zess abge­nom­men und ein offi­zi­el­les Tes­tat aus­ge­stellt, wodurch die Ver­nich­tung der Rech­nun­gen nach einem Jahr ermög­licht werde.

Ins­ge­samt zeige die­ses Bei­spiel, wie die Ein­füh­rung eines moder­nen Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems und die kon­se­quen­te Digi­ta­li­sie­rung von Pro­zes­sen auch in KITAs einen wesent­li­chen Bei­trag zur Opti­mie­rung der Arbeits­ab­läu­fe leis­ten kann. Durch die­se Maß­nah­men sind nicht nur finan­zi­el­le Ein­spa­run­gen mög­lich, son­dern auch eine Ent­las­tung der Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter in den Ein­rich­tun­gen von zusätz­li­chen Verwaltungsaufgaben.“

„Sys­tem­re­le­van­ter Bestand­teil der Bildungslandschaft“

Die Kin­der­ta­ges­be­treu­ung ist ein wich­ti­ger Bestand­teil der Bil­dungs­land­schaft. Doch aktu­ell ste­hen die Trä­ger von Kitas per­so­nell wie finan­zi­ell vor gro­ßen Auf­ga­ben, beton­te Geschäfts­füh­rer Micha­el Strat­mann in der Ver­samm­lung gegen­über den Dele­gier­ten der Kir­chen­ge­mein­den.

Die Finan­zie­rung die­ser Ein­rich­tun­gen hänge unmit­tel­bar von der Lan­des­ge­setz­ge­bung ab, was zu einer Krux bei man­chen Ent­schei­dun­gen führe. Strat­mann stellte fest, dass bei­spiels­wei­se stei­gen­de Ener­gie- und Hand­wer­ker­prei­se enor­men Druck auf die Trä­ger aus­üben, da die­se Stei­ge­rungs­ra­ten nicht in den Pau­scha­len des KiBiz berück­sich­tigt würden.

Zudem müs­sen sich die Trä­ger dar­auf ein­stel­len, erheb­li­che Tarif­er­hö­hun­gen aus lau­fen­den Mit­teln vor­zu­fi­nan­zie­ren. Mit­ge­schäfts­füh­rer Josef Mer­tens erklärte, dass dies gera­de bei klei­ne­ren Struk­tu­ren zu Finanz­eng­päs­sen füh­ren könne, die nur durch Ein­schrän­kun­gen in der Aus­bil­dung oder ande­ren stra­te­gi­schen Maß­nah­men zur Zukunfts­si­che­rung der Kitas auf­ge­fan­gen wer­den könnten.

Die Qua­li­tät der Kin­der­be­treu­ung stehe aber wei­ter­hin ins­be­son­de­re in direk­ter Abhän­gig­keit von der Per­so­nal- und Gebäu­de­si­tua­ti­on. Mer­tens betonte, dass hier kei­ne wirk­li­chen Ein­spa­run­gen mög­lich sei­en, wenn man den Über­zeu­gun­gen und päd­ago­gi­schen Zie­len auch zukünf­tig gerecht wer­den wol­le. Ins­ge­samt zeige sich, dass die Bil­dungs­land­schaft wei­ter­hin vor gro­ßen Her­aus­for­de­run­gen stehe. Es bedarf gemein­sa­mer Anstren­gun­gen von Poli­tik, Wirt­schaft und Gesell­schaft, um die­sen ent­ge­gen­zu­wir­ken und die Zukunft unse­rer Kin­der best­mög­lich zu gestal­ten“, war sich Mer­tens sicher.

Was­ser­spen­der in allen Kitas

Im Ver­lauf der Ver­samm­lung wur­den sowohl Berich­te aus den Fach­be­rei­chen Per­so­nal, Bau undOrga­ni­sa­ti­on sowie Finan­zen als auch der Jah­res­ab­schluss ein­stim­mig ange­nom­men. Die Geschäfts­füh­rung wur­de ent­las­tet und dem Wirt­schafts­plan sowie den stra­te­gi­schen Aus­rich­tun­gen für die kom­men­den Jah­re zugestimmt.

Kirs­ten Tischer, Fach­be­reichs­lei­tung Per­so­nal, beton­te in Ihrem Bericht die Bedeu­tung von Enga­ge­ment und Fan­ta­sie bei der Gewin­nung von Fach­kräf­ten für die 65 katho­li­schen Kin­der­ta­ges­ein­rich­tun­gen im Trä­ger­ver­bund der KITA gem. GmbH Hoch­sauer­land-Wal­deck. Der Fach­kräf­te­man­gel ist spür­bar, wes­halb wir beson­de­ren Wert auf ein gutes Arbeits­um­feld legen.

Sebas­ti­an Schra­ge, Fach­be­reichs­lei­tung Bau und Orga­ni­sa­ti­on, hob her­vor, dass die Kitas ver­stärkt nach­hal­tig und öko­lo­gisch aus­ge­rich­tet wer­den. Durch Maß­nah­men wie fest instal­lier­te Was­ser­spen­der konn­ten bei­spiels­wei­se Plas­tik­fla­schen­ver­brauch und Logis­tik­auf­wand bereits deut­lich redu­ziert werden.

Die Zusam­men­ar­beit aller Betei­lig­ten ermög­licht es uns, den Her­aus­for­de­run­gen des Fach­kräf­te­man­gels zu begeg­nen und unse­ren Bei­trag zur Bil­dung und Erzie­hung unse­rer Kin­der zu leis­ten“, fass­ten die Geschäfts­füh­rer Josef Mer­tens und Micha­el Strat­mann zusam­men. Die Qua­li­tät, Päd­ago­gik und Betriebs­wirt­schaft­lich­keit unse­rer Kitas ste­hen aktu­ell auf soli­den Füßen“, beton­ten sie wei­ter. Den­noch sehen sich die Geschäfts­füh­rer der Kita gem. GmbH mit wach­sen­den Her­aus­for­de­run­gen kon­fron­tiert, denen man sich aktiv stel­le. Mit einem star­ken Team, inno­va­ti­ven päd­ago­gi­schen Kon­zep­ten und einer vor­aus­schau­en­den Betriebs­füh­rung wird unse­re Trä­ger­ge­mein­schaft auch in Zukunft erfolg­reich agie­ren kön­nen“, waren sich die Verant­wort­li­chen abschlie­ßend sicher.

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Bild: Rück­blick und Aus­blick. v.l.n.r Micha­el Strat­mann (Geschäfts­füh­rung),Sebas­ti­an Schra­ge (Fach­be­reichBau und Orga­ni­sa­ti­on), Kirs­ten Jan­ning (Fach­be­reich Finan­zen), Josef Mer­tens (Geschäfts­füh­rung,) Kirs­ten Tischer (Fach­be­reich Per­so­nal), und Wer­ner Wolff (Vor­sitzen­der der Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung) stan­den in Mesche­de Rede und Antwort.

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Bild­nach­weis:©Kita gem. GmbH Hoch­sauer­land-Wal­deck

 

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