Erfolgreiche Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems
Meschede : Die kooperierenden Kita gem. GmbHs Hellweg, Hochsauerland-Waldeck und Siegerland–Südsauerland haben ein neues Dokumentenmanagementsystem eingeführt. Dieses System hat ermöglicht, den gesamten Rechnungslauf auch in allen 65 Kitas der Kita gem. GmbH Hochsauerland-Waldeck zu digitalisieren – ein Projekt, das seit August 2021 erfolgreich realisiert wurde.
Kirsten Janning, Fachbereichsleitung Finanzen, zeigte sich erfreut über die erfolgreiche Umsetzung des Projekts. Der neue Prozess sehe vor, dass die Rechnungen direkt in der Kita gescannt werden. Anschließend werden sie für das laufende Kita-Jahr aufbewahrt und danach vernichtet. „Diese Änderungen bringen viele positive Effekte mit sich : Die Buchhaltung profitiert von einer gesteigerten Effizienz, während gleichzeitig Portokosten eingespart werden können. Zudem werden die KITA-Leitungen vor Ort entlastet“, führte Kirsten Janning während der Gesellschafterversammlung der Kita gem. GmbH Hochsauerland-Waldeck im Mescheder Kreishaus aus
Das renommierte Wirtschaftsprüfungsunternehmen KPMG hat den neuen Prozess abgenommen und ein offizielles Testat ausgestellt, wodurch die Vernichtung der Rechnungen nach einem Jahr ermöglicht werde.
Insgesamt zeige dieses Beispiel, wie die Einführung eines modernen Dokumentenmanagementsystems und die konsequente Digitalisierung von Prozessen auch in KITAs einen wesentlichen Beitrag zur Optimierung der Arbeitsabläufe leisten kann. „Durch diese Maßnahmen sind nicht nur finanzielle Einsparungen möglich, sondern auch eine Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Einrichtungen von zusätzlichen Verwaltungsaufgaben.“
„Systemrelevanter Bestandteil der Bildungslandschaft“
„Die Kindertagesbetreuung ist ein wichtiger Bestandteil der Bildungslandschaft. Doch aktuell stehen die Träger von Kitas personell wie finanziell vor großen Aufgaben“, betonte Geschäftsführer Michael Stratmann in der Versammlung gegenüber den Delegierten der Kirchengemeinden.
Die Finanzierung dieser Einrichtungen hänge unmittelbar von der Landesgesetzgebung ab, was zu einer „Krux“ bei manchen Entscheidungen führe. Stratmann stellte fest, dass beispielsweise steigende Energie- und Handwerkerpreise enormen Druck auf die Träger ausüben, da diese Steigerungsraten nicht in den Pauschalen des KiBiz berücksichtigt würden.
Zudem müssen sich die Träger darauf einstellen, erhebliche Tariferhöhungen aus laufenden Mitteln vorzufinanzieren. Mitgeschäftsführer Josef Mertens erklärte, dass dies gerade bei kleineren Strukturen zu Finanzengpässen führen könne, die nur durch Einschränkungen in der Ausbildung oder anderen strategischen Maßnahmen zur Zukunftssicherung der Kitas aufgefangen werden könnten.
Die Qualität der Kinderbetreuung stehe aber weiterhin insbesondere in direkter Abhängigkeit von der Personal- und Gebäudesituation. Mertens betonte, dass hier keine wirklichen Einsparungen möglich seien, wenn man den Überzeugungen und pädagogischen Zielen auch zukünftig gerecht werden wolle. Insgesamt zeige sich, dass die Bildungslandschaft weiterhin vor großen Herausforderungen stehe. „Es bedarf gemeinsamer Anstrengungen von Politik, Wirtschaft und Gesellschaft, um diesen entgegenzuwirken und die Zukunft unserer Kinder bestmöglich zu gestalten“, war sich Mertens sicher.
Wasserspender in allen Kitas
Im Verlauf der Versammlung wurden sowohl Berichte aus den Fachbereichen Personal, Bau undOrganisation sowie Finanzen als auch der Jahresabschluss einstimmig angenommen. Die Geschäftsführung wurde entlastet und dem Wirtschaftsplan sowie den strategischen Ausrichtungen für die kommenden Jahre zugestimmt.
Kirsten Tischer, Fachbereichsleitung Personal, betonte in Ihrem Bericht die Bedeutung von Engagement und Fantasie bei der Gewinnung von Fachkräften für die 65 katholischen Kindertageseinrichtungen im Trägerverbund der KITA gem. GmbH Hochsauerland-Waldeck. „Der Fachkräftemangel ist spürbar, weshalb wir besonderen Wert auf ein gutes Arbeitsumfeld legen.“
Sebastian Schrage, Fachbereichsleitung Bau und Organisation, hob hervor, dass die Kitas verstärkt nachhaltig und ökologisch ausgerichtet werden. Durch Maßnahmen wie fest installierte Wasserspender konnten beispielsweise Plastikflaschenverbrauch und Logistikaufwand bereits deutlich reduziert werden.
„Die Zusammenarbeit aller Beteiligten ermöglicht es uns, den Herausforderungen des Fachkräftemangels zu begegnen und unseren Beitrag zur Bildung und Erziehung unserer Kinder zu leisten“, fassten die Geschäftsführer Josef Mertens und Michael Stratmann zusammen. „Die Qualität, Pädagogik und Betriebswirtschaftlichkeit unserer Kitas stehen aktuell auf soliden Füßen“, betonten sie weiter. Dennoch sehen sich die Geschäftsführer der Kita gem. GmbH mit wachsenden Herausforderungen konfrontiert, denen man sich aktiv stelle. „Mit einem starken Team, innovativen pädagogischen Konzepten und einer vorausschauenden Betriebsführung wird unsere Trägergemeinschaft auch in Zukunft erfolgreich agieren können“, waren sich die Verantwortlichen abschließend sicher.
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Bild : Rückblick und Ausblick. v.l.n.r Michael Stratmann (Geschäftsführung),Sebastian Schrage (FachbereichBau und Organisation), Kirsten Janning (Fachbereich Finanzen), Josef Mertens (Geschäftsführung,) Kirsten Tischer (Fachbereich Personal), und Werner Wolff (Vorsitzender der Gesellschafterversammlung) standen in Meschede Rede und Antwort.
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Bildnachweis:©Kita gem. GmbH Hochsauerland-Waldeck
