Leitfaden für erfolgreiche und produktive Online-Meetings

Ob aus dem Büro, von zu Hause aus im Homeoffice oder unterwegs – moderne Arbeitsformen ermöglichen es uns, jederzeit und überall virtuell zusammenzuarbeiten.

Das fle­xi­ble Arbei­ten hat in den letz­ten Jah­ren einen rasan­ten Wan­del erfah­ren. Die Mög­lich­kei­ten, von über­all aus zu arbei­ten, sind durch den tech­no­lo­gi­schen Fort­schritt und die Digi­ta­li­sie­rung der Arbeits­welt enorm gestie­gen. Ob aus dem Büro, von zu Hau­se aus im Home­of­fice oder unter­wegs – moder­ne Arbeits­for­men ermög­li­chen es uns, jeder­zeit und über­all vir­tu­ell zusam­men­zu­ar­bei­ten. Idea­ler­wei­se tref­fen Sie Ihre Kolleg:innen nicht nur für ein­zel­ne Mee­tings, son­dern sind dau­er­haft im vir­tu­el­len Office mit Ihrem Team ver­bun­den. Der gemein­sa­me vir­tu­el­le Büro­all­tag stärkt den Zusam­men­halt und beugt der Gefahr vor, im Home­of­fice den Kon­takt zu den Kolleg:innen zu ver­lie­ren. Wol­len Sie ein Mee­ting – auch mit exter­nen – Teilnehmer:innen abhal­ten, hel­fen gewis­se Metho­di­ken bei der Gestal­tung eines erfolg­rei­chen und pro­duk­ti­ven Ablaufs. Wel­che Punk­te Sie bei der Vor­be­rei­tung und Orga­ni­sa­ti­on beach­ten soll­ten, stel­len wir Ihnen in einem kur­zen Leit­fa­denvor.

Die Vor­be­rei­tung

Über­le­gen und notie­ren Sie sich vor­ab, wel­ches Ziel Sie in Ihrem Mee­ting errei­chen möch­ten. Im nächs­ten Schritt wäh­len Sie die Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen aus, für die die geplan­ten The­men rele­vant sind. Stel­len Sie sicher, dass alle Teilnehmer:innen über die erfor­der­li­chen Tools und Tech­no­lo­gien ver­fü­gen, um am Online-Mee­ting teil­zu­neh­men. Muss eine Soft­ware instal­liert wer­den ? Haben alle Teilnehmer:innen einen Ein­la­dungs­link erhalten ?

Stel­len Sie eine kla­re Agen­da mit allen zu bespre­chen­den The­men auf und tei­len Sie die­se, bei­spiel­wei­se durch einen Kalen­der­ein­trag, vor­ab mit allen Teilnehmer:innen. Ver­tei­len Sie für sich die ver­füg­ba­re Zeit sinn­voll auf die ver­schie­de­nen Agen­da-Punk­te. Pla­nen Sie dabei genü­gend Pau­sen und Zeit ein, damit alle Teilnehmer:innen die Mög­lich­keit haben, ihre Gedan­ken und Ideen zu äußern. Genau­so wie per­sön­li­che Bespre­chun­gen soll­ten auch vir­tu­el­le Mee­tings Gele­gen­hei­ten für infor­mel­le Gesprä­che abseits der Agen­da bieten.

Über­prü­fen Sie kurz vor dem Online-Mee­ting, ob alle tech­ni­schen Gerä­te funk­tio­nie­ren und stel­len Sie sicher, dass Sie eine sta­bi­le Inter­net­ver­bin­dung haben. Ins­be­son­de­re eine gute und zuver­läs­si­ge Audio- und Video­qua­li­tät beein­flus­sen maß­geb­lich die Pro­duk­ti­vi­tät des Mee­tings. Es emp­fiehlt sich, Head­sets oder Ear­pods statt der inte­grier­ten Mikro­fo­ne in Lap­tops zu nut­zen. Ist dies nicht mög­lich, akti­vie­ren Sie die Echo- und Geräusch­un­ter­drü­ckung, um Stör­ge­räu­sche zu vermeiden.

Wäh­rend des Meetings

Stel­len Sie sicher, dass sich alle Teilnehmer:innen aktiv am Gespräch betei­li­gen kön­nen. Gestal­ten Sie das Mee­ting effek­tiv, indem Sie die Agen­da ein­hal­ten, alle Teilnehmer:innen ein­be­zie­hen und jeden Bei­trag schät­zen. Ver­mei­den Sie es, das Mee­ting zu domi­nie­ren oder die Dis­kus­si­on zu unter­bre­chen. Grei­fen Sie gege­be­nen­falls mode­rie­rend ein, falls einer der Teil­neh­men­den das Mee­ting domi­niert. Unter­stüt­zen Sie die Teilnehmer:innen dabei, Ent­schei­dun­gen zu tref­fen und stel­len Sie sicher, dass die­se auch doku­men­tiert wer­den. Nut­zen Sie die Mög­lich­kei­ten Ihrer Video­kon­fe­renz­soft­ware opti­mal aus. Las­sen Sie Ihre Kame­ra ein­ge­schal­tet, da Augen­kon­takt ein wich­ti­ger Bestand­teil zwi­schen­mensch­li­cher Ver­bin­dung und Kom­mu­ni­ka­ti­on ist. Zudem kön­nen Sie durch Mimik und Ges­tik Ihre Aus­sa­gen unter­strei­chen. Moti­vie­ren Sie auch die ande­ren Teil­neh­men­den, ihre Kame­ra zu akti­vie­ren. Nut­zen Sie Funk­tio­nen wie ein vir­tu­el­les White­board oder Bild­schirm­über­tra­gun­gen, um Inhal­te zu visua­li­sie­ren und zu zei­gen. Den Bild­schirm tei­len, gemein­sam an Pro­jek­ten arbei­ten, mit­ein­an­der reden – das alles wirkt einer auf­kom­men­den Video­kon­fe­renz-Müdig­keit ent­ge­gen und för­dert die Inter­ak­ti­on unter den Teilnehmer:innen.

Die Nach­be­rei­tung

Neh­men Sie sich die Zeit, um das Mee­ting aus­zu­wer­ten und sicher­zu­stel­len, dass alle Ergeb­nis­se und Ent­schei­dun­gen doku­men­tiert sind. Eini­ge Video­kon­fe­renz­platt­for­men wie bei­spiels­wei­se alfa­view bie­ten eine Live-Pro­to­kol­lie­rung an. Die­se kön­nen Sie nach dem Mee­ting als Gedächt­nis­stüt­ze nut­zen. Bei Bedarf kön­nen Sie das Ergeb­nis­pro­to­koll den Teilnehmer:innen des Online-Mee­tings zur Ver­fü­gung stel­len, sodass alle auf dem glei­chen Stand sind.

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Quel­le : Son­ja Decker, Pres­se­re­fe­ren­tin alfa­view gmbh
Ori­gi­nal-Con­tent von : alfa­view GmbH, über­mit­telt durch news aktuell