Elektronisches Fahrtenbuch: Ungültig wegen nachträglicher Eintragungen – Wer sein Fahrtenbuch nur alle paar Wochen pflegt, riskiert …

Wer sein elektronisches Fahrtenbuch für einen Firmenwagen nur alle paar Wochen pflegt, riskiert eine höhere Besteuerung.

Das zeigt ein kürz­lich ver­öf­fent­lich­tes Urteil des Finanz­ge­richts Düs­sel­dorf. Auch der Bun­des­fi­nanz­hof ver­folgt mit Blick auf elek­tro­ni­sche Fahr­ten­bü­cher eine stren­ge Recht­spre­chung. Wor­auf Steu­er­zah­le­rin­nen und Steu­er­zah­ler unbe­dingt ach­ten soll­ten und für wen sich das (elek­tro­ni­sche) Fahr­ten­buch beson­ders lohnt, erläu­tert der Lohn­steu­er­hil­fe­ver­ein Ver­ei­nig­te Lohn­steu­er­hil­fe e. V. (VLH).

Pau­schal­be­steue­rung oder Fahrtenbuch?

Wer einen Fir­men­wa­gen auch für pri­va­te Fahr­ten nut­zen darf, muss die­se Nut­zung als geld­wer­ten Vor­teil ver­steu­ern. Dafür gibt es zwei Mög­lich­kei­ten: die Pau­schal­be­steue­rung und das Fahr­ten­buch. Bei der Pau­schal­be­steue­rung kommt die soge­nann­te 1‑Pro­zent-Rege­lung bei Autos mit Ver­bren­ner­mo­to­ren bezie­hungs­wei­se unter bestimm­ten Vor­aus­set­zun­gen die 0,25-Prozent-Regelung bei Elek­tro­fahr­zeu­gen oder die 0,50-Regelung bei eini­gen Hybrid­fahr­zeu­gen zur Anwen­dung. Die Pau­schal­be­steue­rung ist die ein­fachs­te Vari­an­te der Ver­steue­rung eines Dienstwagens.

Das Füh­ren eines Fahr­ten­buchs erfor­dert etwas mehr Auf­wand. Es lohnt sich aber vor allem in den fol­gen­den Fällen:

  • Der Fir­men­wa­gen wur­de bereits abgeschrieben.
  • Der Fir­men­wa­gen ist ein Gebrauchtfahrzeug.
  • Der oder die Arbeit­neh­men­de hat eine Zuzah­lung zur Anschaf­fung geleistet.
  • Der oder die Arbeit­neh­men­de bezahlt die Ben­zin­kos­ten selbst.
  • Es wer­den nur weni­ge pri­va­te Fahr­ten unternommen.

Stren­ge Anfor­de­run­gen für elek­tro­ni­sches Fahrtenbuch

Frü­her wur­den Fahr­ten­bü­cher aus­schließ­lich per Hand geführt. Inzwi­schen nut­zen vie­le Dienst­au­to­fah­re­rin­nen und ‑fah­rer ein elek­tro­ni­sches Fahr­ten­buch, dafür gibt es zahl­ei­che Soft­ware­lö­sun­gen. Das Finanz­amt erkennt die digi­ta­le Fahr­ten­buch­va­ri­an­te grund­sätz­lich zwar als Nach­weis an – aller­dings nur, wenn die­se stren­ge Anfor­de­run­gen erfüllt.

Vor allem mit Blick auf nach­träg­li­che Ver­än­de­run­gen ist Vor­sicht gebo­ten. Der Bun­des­fi­nanz­hof (BFH) hat Anfang 2024 in einem Beschluss betont, dass nach­träg­li­che Ände­run­gen in Aus­nah­me­fäl­len zwar zuläs­sig sein kön­nen. Jedoch nur, wenn die­se in der ursprüng­li­chen Datei doku­men­tiert und offen­ge­legt wur­den, also erkenn­bar sind. Ist das nicht der Fall, han­delt es sich um kein ord­nungs­ge­mä­ßes Fahr­ten­buch und wird folg­lich von den Finanz­äm­tern nicht aner­kannt (BFH-Beschluss VI B 3723).

Geschlos­se­ne Form und zeit­na­he Eintragungen

Das Finanz­ge­richt Düs­sel­dorf hat­te jüngst über einen Fall zu ver­han­deln, bei dem es um nach­träg­li­che Ände­run­gen an einem elek­tro­ni­schen Fahr­ten­buch ging. Geklagt hat­te eine GmbH, die einem Gesell­schaf­ter einen Fir­men­wa­gen auch zur pri­va­ten Nut­zung über­las­sen hat­te. Die­ser nutz­te für die Doku­men­ta­ti­on eine Soft­ware, also ein elek­tro­ni­sches Fahr­ten­buch. Bei einer Lohn­steu­er­prü­fung der GmbH stell­te sich her­aus, dass Ein­trä­ge im Fahr­ten­buch ledig­lich in einem drei- bis sechs­wö­chi­gen Rhyth­mus vor­ge­nom­men wurden.

Das zustän­di­ge Finanz­amt wies das Fahr­ten­buch als unzu­läs­sig ab und wen­de­te die Pau­schal­ver­steue­rung an. Dadurch ergab sich ein höhe­rer geld­wer­ter Vor­teil für den Arbeit­neh­mer bezie­hungs­wei­se den Gesell­schaf­ter – und somit eine höhe­re Ver­steue­rung. Die GmbH reich­te Kla­ge ein, aber das Finanz­ge­richt bestä­tig­te die Vor­ge­hens­wei­se des Finanz­amts. Begrün­dung: Das Fahr­ten­buch erfül­le nicht die von der Recht­spre­chung gefor­der­te geschlos­se­ne Form und sei dar­über hin­aus auch nicht zeit­nah geführt, son­dern nach­träg­lich ver­än­dert wor­den (Finanz­ge­richt Düs­sel­dorf, 3 K 188722 H/L).

Nach­träg­li­che Ände­run­gen müs­sen deut­lich erkenn­bar sein

Das Gericht erläu­ter­te, wann eine äuße­re geschlos­se­ne Form eines per Com­pu­ter­pro­gramm erzeug­ten Fahr­ten­buchs vor­liegt. Näm­lich nur dann, wenn nach­träg­li­che Ver­än­de­run­gen an zu frü­he­ren Zeit­punk­ten ein­ge­ge­be­nen Daten ent­we­der tech­nisch aus­ge­schlos­sen oder in der Datei selbst doku­men­tiert und „bereits bei gewöhn­li­cher Ein­sicht­nah­me“ erkenn­bar sind. Eine sepa­ra­te Ände­rungs­pro­to­koll­da­tei genügt dem­nach nicht den Anforderungen.

Zudem bemän­gel­te das Finanz­ge­richt, dass das Fahr­ten­buch nicht zeit­nah geführt wur­de. Und wann die Ein­tra­gun­gen kon­kret erfolg­ten, las­se sich man­gels Pro­to­koll­da­tei­en nicht fest­stel­len. Die Klä­ge­rin hat­te ein­ge­räumt, dass die Ein­tra­gun­gen gebün­delt vor­ge­nom­men und die Fahr­ten in der Zwi­schen­zeit ledig­lich auf Notiz­zet­teln fest­ge­hal­ten wor­den sei­en. Und die­se Zet­tel habe man anschlie­ßend ent­sorgt. Bereits dadurch wur­de das Fahr­ten­buch nicht ord­nungs­ge­mäß geführt und somit nicht anerkannt.

Die VLH: Größ­ter Lohn­steu­er­hil­fe­ver­ein Deutschlands

Der Lohn­steu­er­hil­fe­ver­ein Ver­ei­nig­te Lohn­steu­er­hil­fe e. V. (VLH) ist mit mehr als einer Mil­li­on Mit­glie­dern und bun­des­weit rund 3.000 Bera­tungs­stel­len Deutsch­lands größ­ter Lohn­steu­er­hil­fe­ver­ein. Gegrün­det im Jahr 1972, stellt die VLH außer­dem die meis­ten nach DIN 77700 zer­ti­fi­zier­ten Bera­te­rin­nen und Berater.

Die VLH erstellt für ihre Mit­glie­der die Ein­kom­men­steu­er­erklä­rung, bean­tragt sämt­li­che Steu­er­ermä­ßi­gun­gen, prüft den Steu­er­be­scheid und eini­ges mehr im Rah­men der Bera­tungs­be­fug­nis nach § 4 StBerG.

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Quel­le: Stef­fen Gall, Lohn­steu­er­hil­fe­ver­ein, Ver­ei­nig­te Lohn­steu­er­hil­fe e. V. (VLH)
Ori­gi­nal-Con­tent von: Ver­ei­nig­te Lohn­steu­er­hil­fe e.V. – VLH, über­mit­telt durch news aktuell

Bild­un­ter­schrift: Elek­tro­ni­sches Fahr­ten­buch: Ungül­tig wegen nach­träg­li­cher Eintragungen
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